Bedarf festlegen
Bevor du Namen einträgst, klär, wann wie viele Leute da sein müssen. Schreib für jeden Wochentag die Öffnungszeiten auf und überleg, wo es eng wird: der Vormittag in der Ordination, der Mittag im Café, der Samstag im Geschäft.
Dann die Mindestbesetzung je Rolle: Wer muss immer da sein? In der Apotheke etwa immer eine Pharmazeutin und eine PKA, im Lokal mindestens zwei in der Küche. Lehrlinge zählen oft nicht dazu. Diese Regeln sind später dein Prüfstein für jeden Plan.
Schichten definieren
Leg eine Handvoll fester Schichten fest, statt jede Woche neue Zeiten zu erfinden: Früh, Spät, Ganztags, Samstag. Plane bei jeder Schicht die Pause gleich mit – bei mehr als sechs Stunden ist eine Ruhepause Pflicht.
Wo eine Übergabe nötig ist, lass Schichten eine Viertelstunde überlappen. Feste Schichten machen den Plan lesbarer, und dein Team kann sich die Zeiten merken.
Fixes zuerst eintragen
Trag zuerst ein, was sich nicht verschieben lässt: Urlaub, Berufsschule, Feiertage, Fortbildungen, Nacht- oder Bereitschaftsdienste und bereits zugesagte Wünsche.
Erst danach verteilst du die übrigen Schichten. Wer zuerst plant und dann Urlaube hineinquetscht, baut den Plan am Ende zweimal.
Schichten fair verteilen
Jetzt kommen die Namen. Halte dich an die Wochenstunden laut Vertrag und schau auf das Zeitkonto: Wer viele Plusstunden hat, bekommt eher kürzere Wochen. Verteile Samstage und Sonntage reihum und zähl mit, wer wie oft dran war – nach ein paar Monaten weiß sonst niemand mehr, ob es gerecht war.
Gleichbleibende Beginnzeiten in einer Woche und lieber wenige, längere Dienste als viele kurze erleichtern allen den Alltag.
Arbeitszeitregeln prüfen
Bevor der Plan raus geht: Prüfe die gesetzlichen Grenzen. In Österreich sind das unter anderem höchstens 12 Stunden am Tag und 60 Stunden pro Woche, 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Diensten, eine Pause ab mehr als 6 Stunden und die Wochenendruhe. Viele Kollektivverträge regeln zusätzlich eigene Grenzen.
Die Details mit Beispielen stehen im Ratgeber Arbeitszeit im Dienstplan.
Veröffentlichen und aktuell halten
Gib den Plan rechtzeitig bekannt. Legst du als Arbeitgeber die Arbeitszeiten fest oder änderst sie, musst du sie in Österreich grundsätzlich mindestens zwei Wochen im Voraus mitteilen (§ 19c AZG); Ausnahmen gibt es für unvorhersehbare Fälle, und der Kollektivvertrag kann abweichen. Je früher alle Bescheid wissen, desto weniger Tauschwünsche.
Ändert sich etwas, sag es den Betroffenen direkt – ein geänderter Zettel am Schwarzen Brett fällt oft erst auf, wenn es zu spät ist. Am Monatsende brauchst du die tatsächlichen Zeiten für die Arbeitszeitaufzeichnung.